Запит може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача. Запит подається у робочий час згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку розпорядника інформації.
Запити на отримання публічної інформації оформлюються відповідно до вимог статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації». Відповідно до частини 5 статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації» запит на отримання публічної інформації має містити:
- ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, номер засобу зв’язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
Письмові, електронні запити на отримання публічної інформації викладаються прийнятною для обох сторін мовою, розбірливо і чітко у друкованій або письмовій формі.
Строк виконання запиту на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень є типовим строком встановленим статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації».Загальний строк розгляду запиту на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання. - зазначає Тарас Грень, начальник Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Львів). і додає, що строк може бути скорочений не пізніше 48 годин з дня отримання запиту, якщо запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи/стану довкілля/якості харчових продуктів, предметів побуту/аварій/ катастроф/небезпечних природних явищ.
Клопотання про термінове опрацювання запиту на отримання публічної інформації має бути обґрунтованим.
Продовжений до 20 робочих днів, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
Зауважимо, що створення умов для подання письмового запиту та отримання інформації передбачає: окремий стіл, стілець, відповідне освітлення, ручка і папір для запитувачів, можливість підключення до електромережі тощо. У робочій зоні, призначеній для написання запитів, у вільному доступі можуть бути затверджені розпорядниками форми (бланки) або вони надаються на прохання запитувача. Така практика спрощує процес написання запитів, особливо для запитувачів, які це роблять вперше або нечасто.
