Apostille» – це спеціальний штамп на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.
В Україні повноваженнями проставляння апостилю наділені:
Міністерство юстиції України - на документах, що видаються органами
юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
Міністерство освіти і науки України - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
Міністерство закордонних справ України на всіх інших видах документів.
Особа, яка підписала документ, або будь-який пред'явник документа.
Звернутися з проставлення апостилю на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України можна двома шляхами:
• особисто з заявою до територіальних органів Мін'юсту;
• надіслати поштою до Мін’юсту або його територіальних органів (виключно з-за кордону та для проставлення апостилю на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану).
Апостиль може бути проставлений на офіційних документах, які були складені на території України, і які мають бути представлені на території іншої держави, а саме:
• на документах, які виходять від органів судової влади України;
• на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
• на адміністративних документах;
• на документах про освіту та вчені звання;
• на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Однак, ці Правила не поширюються:
• на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
• на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Які документи необхідно подати?
Для проставляння апостилю подається:
• оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
• документ про оплату послуги з проставлення апостиля (документ, що підтверджує право заявника на звільнення від сплати).
На яких документах апостиль не проставляється?
Апостиль не проставляється на:
• оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;
• оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Вартість послуг з проставлення апостилю на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України становить:
• для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн);
• для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).
Проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюються Мін'юстом у строк до 2-х робочих днів. У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
Прийом та видачу документів, на яких повноваження з проставлення апостиля надано Мін’юсту, здійснюють усі відділи державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС).
Окремо зазначу - проставлення апостиля значно спрощує процес легалізації документів для країн-учасниць Конвенції. Проте, якщо країна – не учасник Конвенції, проставляння апостилю неможливо. У цьому випадку для завірення документів застосовується процедура консульської легалізації.