Вимоги щодо оформлення підпису документа визначені абзацом другим пункту 49 розділу ІІ Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі – Типова інструкція).
Зокрема, реквізит підпису повинен складатися з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого - у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища (а не ініціалу та прізвища, як це часто проставляють розробники).
Відступ від межі лівого поля документа для ім’я та прізвища реквізиту «підпис» повинен становити 125 міліметрів (пункт 7 додатку 1 Типової інструкції).