Передача спадкової справи, заведеної держнотконторою або приватним нотаріусом, можлива лише у визначених законодавством випадках: при встановленні факту одночасного відкриття декількох спадкових справ, у разі припинення, зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, тимчасового блокування або анулювання доступу нотаріуса до Державного реєстру прав.
Передача заведеної держнотконторою спадкової справи можлива у разі ліквідації контори.
Якщо контора ліквідовується, всі справи передаються до нотаріального архіву.
При зверненні фізичної чи юридичної особи до нотаріуса щодо видачі свідоцтва про право на спадщину у тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з нотаріального архіву відповідну спадкову справу в тимчасове користування на строк, необхідний для вчинення нотаріальної дії, але не більше 9 місяців.
У випадку ліквідації контори до передачі всіх документів та архіву контори до відповідного нотаріального архіву передача спадкової справи до приватного нотаріуса здійснюється комісією з ліквідації контори за відповідною заявою спадкоємців, які прийняли спадщину. Приватний нотаріус, якому передано незакінчену спадкову справу, веде її до закінчення та зберігає у своєму архіві.