Вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації громадських формувань визначені статтею 15 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань», а саме:
1. Документи мають бути викладені державною мовою та додатково, за бажанням заявника, – іншою мовою (крім заяви про державну реєстрацію).
2. Текст документів має бути написаний розбірливо машинодруком або від руки друкованими літерами).
3. Документи не повинні міститися підчищення або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися
олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст.
4. Документи в електронній формі мають бути оформлені згідно з вимогами, визначеними законодавством.
5. Заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника повинна бути
нотаріально засвідчена.
6. Рішення уповноваженого органу управління юридичної особи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.
Рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному
реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр), викладається у письмовій формі, прошивається,
пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення
загальними зборами). Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів.
Вимога в частині нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюється на державну реєстрацію змін до відомостей про громадське об’єднання, що містяться в
Єдиному державному реєстрі.
Справжність підписів на рішенні, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про громадське об’єднання, що містяться в Єдиному державному реєстрі, нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання чи благодійної організації.
7. Рішення про припинення юридичної особи має містити відомості про персональний склад комісії з припинення (комісії з реорганізації, ліквідаційної комісії), її голову або ліквідатора, реєстраційні номери облікових карток платників податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), про порядок та строк заявлення кредиторами своїх вимог.
8. Установчий документ юридичної особи, положення, регламент, список суддів постійно діючого третейського суду, статут (положення) громадського формування, що не має статусу юридичної особи повинен містити відомості, передбачені законодавством, та відповідати законодавству, а саме установчий документ юридичної особи викладається у
письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у
разі прийняття такого рішення загальними зборами, крім випадків заснування юридичної особи). Справжність підписів на установчому документі громадського об’єднання нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання.
9. Внесення змін до установчого документа юридичної особи, положення, регламенту, списку суддів постійно діючого третейського суду, статуту (положення) громадського формування, що не має статусу юридичної особи, оформляється шляхом викладення його в новій редакції.
Звертаємо увагу, що порядок оформлення протоколу установчих зборів громадського об’єднання регулюється статтею 9 Закону України «Про громадські об`єднання»,
оформлення протоколу установчих зборів (конференції) про утворення обласної, міської, районної організації, первинного осередку політичної партії або іншого структурного утворення, передбаченого статутом партії регулюється статтею 10 Закону України «Про політичні партії в Україні».
Що стосується вимог до відомостей, які повинен містити статут громадського об’єднання – дане питання врегульоване статтею 11 Закону України «Про громадські об`єднання».
Відомості, які повинен містити статут (положення) профспілок та об’єднання профспілок вказані в статтях 14, 15 Закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності».
Також, при визначені вимог до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації громадських формувань слід враховувати положення: Закону України «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності», Закону України «Про професійних творчих працівників та творчі спілки», Закону України «Про третейські суди».
